Saat ini, pengiriman email merupakan salah satu cara tercepat dan termudah untuk berkomunikasi dengan orang lain, baik untuk kepentingan pribadi maupun bisnis. Namun, tidak semua orang familiar dengan cara mengirim email yang benar. Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara lengkap mengenai cara kirim email yang baik dan benar. Simak penjelasannya di bawah ini.
1. Membuat Email
Langkah pertama sebelum mengirim email adalah membuat akun email terlebih dahulu. Anda dapat membuat email melalui penyedia layanan email seperti Gmail, Yahoo Mail, Outlook, dan lainnya. Setelah membuat akun email, pastikan untuk melakukan proses verifikasi dan pengaturan keamanan akun.
2. Mengakses Layanan Email
Setelah memiliki akun email, langkah selanjutnya adalah mengakses layanan email melalui browser atau aplikasi email. Masukkan alamat email dan kata sandi yang Anda daftarkan saat membuat akun untuk masuk ke dalam inbox email Anda.
3. Menulis Email
Sebelum mengirim email, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan email, antara lain:
- Subject: Tulis subjek email yang jelas dan singkat agar penerima email dapat mengetahui isi email dengan cepat.
- Penerima: Pastikan alamat email penerima yang Anda masukkan benar dan tepat.
- Isi Email: Guna menyampaikan informasi dengan jelas, gunakan bahasa yang sopan, singkat, jelas, dan sesuai dengan keperluan email.
- Lampiran: Jika diperlukan, lampirkan file atau dokumen yang mendukung isi email Anda.
4. Mengirim Email
Setelah menulis email dengan lengkap, anda bisa mengirim email dengan cara menekan tombol “Kirim” yang biasanya berada di bagian bawah email. Sebelum mengirim email, pastikan untuk mengecek kembali keseluruhan isi email, subjek, dan lampiran yang terlampir.
5. Menyimpan Email
Setelah mengirim email, ada baiknya untuk menyimpan email tersebut di dalam folder atau label yang sesuai, agar memudahkan Anda untuk mencari email di kemudian hari. Beberapa layanan email juga menyediakan fitur untuk menyimpan email secara otomatis dalam folder tertentu.
6. Mengatur Email
Agar inbox email Anda tetap teratur, sebaiknya Anda mengatur email berdasarkan kategori tertentu, misalnya email pribadi, email kerja, email promosi, dan lainnya. Anda juga dapat menggunakan fitur filter untuk otomatis mengkategorikan email yang masuk ke dalam folder tertentu.
7. Melakukan Follow-up
Jika Anda mengirim email yang membutuhkan tindak lanjut atau respons dari penerima, jangan ragu untuk melakukan follow-up setelah beberapa waktu. Pastikan untuk menyertakan informasi yang relevan mengenai email sebelumnya agar mempermudah penerima dalam memberikan respons.
8. Menjaga Etika Email
Saing dalam pengiriman email, pastikan untuk menjaga etika email yang baik, antara lain:
- Response Time: Usahakan untuk merespons email dalam waktu yang wajar, agar tidak menimbulkan kesan lambat atau kurang responsif.
- Gunakan BCC: Jika Anda mengirim email ke beberapa penerima sekaligus, gunakan fitur BCC (Blind Carbon Copy) agar alamat email penerima tidak terlihat oleh penerima lainnya.
- Berikan Tanggapan: Jika Anda menerima email, pastikan untuk memberikan tanggapan atau balasan dalam waktu yang wajar.
- Jangan Spam: Hindari mengirim email yang bersifat spam atau tidak relevan kepada penerima. Hal ini dapat merugikan reputasi Anda sebagai pengirim email.
9. Mengamankan Email
Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, pastikan untuk mengamankan akun email Anda dengan langkah-langkah berikut:
- Password Kuat: Gunakan kombinasi karakter yang kuat untuk password Anda agar tidak mudah ditebak oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Verifikasi 2 Langkah: Aktifkan fitur verifikasi dua langkah yang disediakan oleh layanan email untuk meningkatkan keamanan akun Anda.
- Periksa Aktivitas Login: Secara berkala periksa aktivitas login akun email Anda untuk memastikan tidak ada aktivitas mencurigakan yang terjadi.
10. Menjaga Privasi
Terakhir, penting untuk selalu menjaga privasi informasi pribadi dalam email yang Anda kirim. Hindari menyertakan informasi pribadi atau sensitif dalam email jika tidak diperlukan. Pastikan untuk selalu berhati-hati dalam berbagi informasi melalui email.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengirim email dengan lebih efisien dan efektif. Selalu perhatikan etika dalam pengiriman email, jaga keamanan akun email Anda, dan lakukan tindak lanjut jika diperlukan. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam mengirim email dengan baik dan benar.
