Pendahuluan
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi dalam dunia bisnis, instansi pemerintah, dan lembaga lainnya. Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau keputusan secara tertulis kepada pihak yang dituju. Agar surat dinas menjadi lebih menarik dan mudah dipahami, seringkali ditambahkan ilustrasi atau gambar sebagai pelengkap. Dalam artikel ini, akan dibahas langkah-langkah untuk menulis surat dinas dengan ilustrasi yang tepat dan menarik.
Langkah-langkah Menulis Surat Dinas
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum menulis surat dinas, tentukan terlebih dahulu tujuan surat tersebut. Apakah surat tersebut berisi informasi, instruksi, permintaan, atau keputusan yang perlu disampaikan kepada pihak yang dituju. Dengan mengetahui tujuan surat, Anda dapat merumuskan isi surat dengan lebih jelas dan terarah.
2. Pilih Bahasa yang Tepat
Setelah menentukan tujuan surat, pilihlah bahasa yang tepat dan sesuai dengan konteks surat tersebut. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau terlalu informal, sesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan instansi atau perusahaan tempat Anda bekerja.
3. Susun Struktur Surat
Susunlah struktur surat sesuai dengan standar yang berlaku. Letakkan tanggal, nomor surat, alamat penerima, dan subjek surat dengan benar. Selain itu, susunlah isi surat secara sistematis, mulai dari pendahuluan, pembukaan, isi surat, penutup, dan penutup surat.
4. Tambahkan Ilustrasi atau Gambar
Untuk membuat surat dinas lebih menarik dan mudah dipahami, tambahkan ilustrasi atau gambar yang relevan dengan isi surat. Ilustrasi dapat berupa grafik, tabel, diagram, atau gambar yang mendukung informasi yang disampaikan dalam surat. Pastikan ilustrasi yang digunakan memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan tema surat.
Contoh Surat Dinas dengan Ilustrasi
Berikut adalah contoh surat dinas yang dilengkapi dengan ilustrasi sebagai berikut:
PT ABCD
Jl. Pangeran Sudirman No. 123
Surabaya
No. Surat: 001/SD/2021
Tanggal: 5 Januari 2021
Kepada Yth.
Bagian Keuangan PT ABCD
di tempat
Perihal: Pencairan Dana Pengembangan Karyawan
Sehubungan dengan program pengembangan karyawan yang telah disepakati bersama, kami informasikan bahwa pada hari Jumat, tanggal 8 Januari 2021 akan dilakukan pencairan dana sebesar Rp 10.000.000,- per karyawan.
Adapun rincian penggunaan dana pengembangan karyawan dapat dilihat pada ilustrasi berikut:
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajer SDM PT ABCD
Kesimpulan
Menulis surat dinas dengan ilustrasi dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan kejelasan dan daya tarik surat tersebut. Dengan langkah-langkah yang tepat dan pemilihan ilustrasi yang sesuai, surat dinas Anda akan menjadi lebih berarti dan mudah dipahami oleh pihak yang menerimanya. Jangan lupa untuk selalu mengecek kesalahan sebelum mengirimkan surat dinas tersebut. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda dalam menulis surat dinas dengan ilustrasi yang baik dan menarik. Terima kasih.
