Tanda tangan digital adalah cara yang cepat dan efisien untuk menandai dokumen secara online. Dengan tanda tangan digital, seseorang dapat menandatangani dokumen secara elektronik tanpa perlu mencetak, menandatangani, dan mengirim ulang dokumen fisik. Proses ini tidak hanya menghemat waktu namun juga ramah lingkungan. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah tentang bagaimana cara membuat tanda tangan digital:
1. Pilih Platform Tanda Tangan Digital
Langkah pertama untuk membuat tanda tangan digital adalah dengan memilih platform atau aplikasi yang menyediakan layanan tanda tangan digital. Beberapa platform yang populer untuk tanda tangan digital antara lain Adobe Sign, DocuSign, dan HelloSign. Pilihlah platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan pastikan platform tersebut memiliki keamanan yang terjamin.
2. Buat Akun Pengguna
Selanjutnya, buat akun pengguna di platform yang Anda pilih. Biasanya, Anda akan diminta untuk membuat nama pengguna dan kata sandi untuk login ke akun Anda. Pastikan Anda menggunakan informasi yang akurat dan mudah diingat untuk akun pengguna Anda.
3. Unggah Dokumen yang Ingin Ditandatangani
Setelah membuat akun, langkah berikutnya adalah mengunggah dokumen yang ingin Anda tandatangani secara digital ke platform. Dokumen tersebut dapat berupa kontrak, surat perjanjian, atau formulir lainnya. Pastikan dokumen tersebut dalam format yang dapat diedit, seperti PDF atau Word.
4. Tandatangani Dokumen Secara Digital
Setelah dokumen diunggah, Anda dapat menandatanganinya secara digital. Pilih opsi “Tambah Tanda Tangan” atau “Insert Signature” di platform yang Anda gunakan, lalu pilih opsi “Tanda Tangan Digital”. Anda dapat membuat tanda tangan digital dengan menggunakan mouse atau menulis tangan menggunakan layar sentuh jika menggunakan perangkat seluler.
5. Verifikasi Tanda Tangan Digital
Setelah menandatangani dokumen, pastikan untuk memverifikasi tanda tangan digital Anda. Beberapa platform akan memberikan opsi untuk verifikasi tanda tangan dengan mengirimkan kode verifikasi melalui email atau SMS. Pastikan Anda melakukan langkah verifikasi ini untuk memastikan tanda tangan digital Anda sah dan valid.
6. Simpan dan Bagikan Dokumen yang Sudah Ditandatangani
Setelah selesai menandatangani dokumen secara digital, simpan dokumen tersebut ke akun Anda. Pastikan untuk menyimpan dokumen tersebut di tempat yang aman dan terenkripsi agar informasi di dalamnya tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Anda juga dapat membagikan dokumen tersebut dengan pihak lain yang perlu mengaksesnya.
7. Hapus Data Tanda Tangan Digital dari Dokumen Asli
Setelah dokumen yang ditandatangani secara digital disimpan, pastikan untuk menghapus data tanda tangan digital dari dokumen asli. Hal ini penting untuk mencegah adanya informasi pribadi Anda yang dapat diakses oleh pihak lain. Beberapa platform tanda tangan digital akan secara otomatis menghapus data tanda tangan digital saat Anda menyimpan dokumen.
8. Tindak Lanjut jika Diperlukan
Jika diperlukan, pastikan untuk melakukan tindak lanjut lebih lanjut setelah menandatangani dokumen secara digital. Anda dapat meminta pihak lain untuk menandatangani dokumen yang sama atau mengirimkan dokumen tersebut ke pihak yang memerlukan informasi tersebut. Pastikan untuk memeriksa kembali dokumen tersebut sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat tanda tangan digital dengan mudah dan efisien. Tanda tangan digital memberikan kemudahan dalam proses penandatanganan dokumen dan juga meningkatkan keamanan dokumen tersebut. Selain itu, tanda tangan digital juga dapat mengurangi penggunaan kertas dan menjaga lingkungan. Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda dalam membuat tanda tangan digital.
