Menulis surat adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Salah satu elemen penting saat menulis surat adalah nomor surat. Nomor surat digunakan untuk memudahkan pengarsipan surat dan pelacakan kiriman. Berikut ini adalah cara yang benar untuk menulis nomor surat.
1. Tentukan Format Nomor Surat
Format nomor surat dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan atau lembaga. Biasanya nomor surat terdiri dari beberapa bagian seperti kode departemen, bulan dan tahun, serta nomor urut surat.
Berikut adalah contoh format nomor surat yang umum digunakan: KD/BS/0122/2024
2. Penjelasan Tiap Bagian Format Nomor Surat
Setiap bagian format nomor surat memiliki arti dan fungsi tersendiri. Dalam contoh format nomor surat di atas, KD merupakan kode departemen, BS merupakan kode divisi atau bagian, 0122 merupakan kode bulan dan tahun, dan 2024 merupakan nomor urut surat.
3. Gunakan Sistem Penomoran yang Tepat
Sistem penomoran yang tepat akan membantu dalam pelacakan surat dengan mudah. Pastikan setiap surat yang dikeluarkan memiliki nomor urut yang berbeda untuk menghindari duplikasi nomor surat.
4. Cantumkan Nomor Surat dengan Jelas
Saat menulis surat, nomor surat sebaiknya dicantumkan dengan jelas di bagian atas surat. Gunakan huruf tebal atau warna yang berbeda untuk menyorot nomor surat agar mudah dikenali.
5. Simpan Arsip dengan Baik
Setelah menulis surat dengan nomor surat yang benar, pastikan untuk menyimpan arsip surat dengan baik. Gunakan sistem pengarsipan yang teratur sehingga surat dapat dengan mudah diakses kembali jika diperlukan.
6. Contoh Penulisan Nomor Surat
Berikut adalah contoh penulisan nomor surat yang baik dan benar:
- Nomor Surat: KD/BS/0122/2024
- Tanggal: 15 Februari 2024
- Perihal: Undangan Rapat Bulanan
- Kepada: Seluruh Karyawan Divisi BS
7. Kesimpulan
Menulis nomor surat dengan benar adalah langkah penting dalam komunikasi bisnis. Dengan menggunakan format nomor surat yang tepat dan sistem penomoran yang baik, surat dapat diarsipkan dan dilacak dengan mudah. Pastikan untuk mencantumkan nomor surat dengan jelas dan menyimpan arsip surat dengan rapi. Dengan demikian, proses komunikasi bisnis akan berjalan lancar dan efisien.
