Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan di lingkungan kerja atau instansi pemerintah. Surat dinas biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau keputusan resmi kepada pihak-pihak terkait. Dalam pembuatan surat dinas, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar surat yang dibuat memiliki format yang benar dan mudah dipahami oleh penerima. Berikut adalah langkah-langkah dalam cara membuat surat dinas:
1. Header Surat
Langkah pertama dalam membuat surat dinas adalah menuliskan header surat. Header surat berisi informasi mengenai instansi pengirim, seperti nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Selain itu, header surat juga berisi nomor surat, tempat dan tanggal pembuatan surat.
Berikut adalah contoh format header surat dinas:
- Nama Instansi Pengirim
- Alamat Lengkap Instansi Pengirim
- Nomor Telepon Instansi Pengirim
- Alamat Email Instansi Pengirim
- Nomor Surat: [nomor surat]
- Tempat, Tanggal: [tempat, tanggal pembuatan surat]
2. Alamat Tujuan
Setelah header surat, langkah selanjutnya adalah menuliskan alamat tujuan surat. Alamat tujuan surat berisi informasi mengenai instansi atau orang yang dituju, seperti nama instansi atau orang, alamat lengkap, dan nomor telepon.
Alamat tujuan surat biasanya dituliskan di sebelah kanan atas surat dinas. Berikut adalah contoh format alamat tujuan surat:
- Kepada Yth. [Nama Instansi atau Orang yang Dituju]
- Alamat Lengkap Tujuan
- Nomor Telepon Tujuan
3. Isi Surat
Setelah menuliskan header surat dan alamat tujuan, langkah berikutnya adalah menulis isi surat. Isi surat dinas biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang berisi informasi, instruksi, atau keputusan resmi.
Dalam menulis isi surat dinas, pastikan penggunaan bahasa yang jelas, formal, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau membingungkan sehingga pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.
4. Penutup Surat
Setelah menulis isi surat, langkah terakhir adalah menuliskan penutup surat. Penutup surat biasanya berisi kalimat penutup yang bersifat formal, seperti ucapan terima kasih atau harapan-harapan baik.
Di akhir penutup surat, jangan lupa untuk menuliskan nama dan jabatan pengirim surat serta tempat dan tanggal surat tersebut ditulis. Hal ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai identitas pengirim surat.
5. Tanda Tangan
Terakhir, setelah penutup surat, jangan lupa untuk menuliskan tanda tangan pengirim surat. Tanda tangan ini menandakan bahwa surat dinas tersebut benar-benar berasal dari instansi atau orang yang tertera dalam surat.
Selain tanda tangan, jika diperlukan, juga dapat dilengkapi dengan cap instansi dan stempel resmi untuk memberikan kesan formal dan menunjukkan keabsahan surat dinas yang dikirimkan.
Kesimpulan
Demikianlah cara membuat surat dinas yang benar dan sesuai dengan format surat dinas yang umum digunakan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah membuat surat dinas yang formal, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima. Penting untuk selalu memperhatikan tata bahasa, tata letak, dan format surat dinas agar surat yang Anda buat memiliki kesan yang baik dan profesional.
