Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang masih sering digunakan hingga saat ini. Meskipun perkembangan teknologi telah membuat komunikasi menjadi lebih mudah lewat pesan singkat atau email, namun surat tetap memiliki kelebihan tersendiri dalam menyampaikan pesan dengan lebih formal dan tertulis.
1. Menentukan Jenis Surat
Sebelum mulai menulis surat, penting untuk menentukan jenis surat yang akan dikirim. Beberapa jenis surat yang sering digunakan antara lain:
- Surat Resmi: Surat yang digunakan untuk keperluan resmi, seperti surat izin, surat edaran, surat undangan resmi, dll.
- Surat Pribadi: Surat yang ditujukan untuk keperluan pribadi, seperti surat cinta, surat permohonan maaf, dll.
- Surat Bisnis: Surat yang berkaitan dengan urusan bisnis, seperti surat penawaran, surat pemesanan, surat perjanjian, dll.
2. Menyusun Struktur Surat
Setelah menentukan jenis surat, langkah selanjutnya adalah menyusun struktur surat. Struktur surat yang baik akan memudahkan pembaca untuk memahami isi surat dengan jelas. Beberapa bagian yang biasanya ada dalam sebuah surat antara lain:
- Alamat Pengirim: Informasi mengenai siapa yang mengirim surat, terdiri dari nama, alamat, dan kontak.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat.
- Alamat Tujuan: Informasi mengenai siapa yang menjadi penerima surat, terdiri dari nama, jabatan, perusahaan/institusi, dan alamat.
- Salutasi: Ungkapan salam pembuka surat, seperti “Yth.”, “Salam Sejahtera”, dll.
- Isi Surat: Pesan atau informasi yang ingin disampaikan dalam surat.
- Penutup: Ungkapan penutup surat, seperti “Hormat Saya”, “Terima Kasih”, dll.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
3. Menulis Surat
Setelah struktur surat ditentukan, langkah berikutnya adalah menulis surat sesuai dengan jenis dan tujuan surat. Beberapa tips dalam menulis surat yang baik antara lain:
- Gunakan Bahasa yang Formal: Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal dalam surat resmi atau surat bisnis.
- Sesuaikan Gaya Bahasa: Sesuaikan gaya bahasa dengan jenis surat dan penerima surat.
- Jelaskan Tujuan Surat dengan Jelas: Pastikan tujuan surat dan informasi yang ingin disampaikan dijelaskan secara jelas dan singkat.
- Sertakan Informasi Kontak: Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak agar penerima surat dapat dengan mudah menghubungi pengirim.
- Periksa Kembali Surat: Sebelum mengirim surat, pastikan untuk memeriksa kembali tata bahasa, ejaan, dan isi surat agar tidak terjadi kesalahan.
4. Format Surat
Setiap jenis surat biasanya memiliki format yang berbeda-beda. Beberapa format surat yang sering digunakan antara lain:
- Format Surat Resmi: Biasanya dimulai dengan alamat pengirim di pojok kiri atas, diikuti dengan tanggal di bawahnya, kemudian alamat tujuan di sebelah kanan atas, salutasi, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
- Format Surat Pribadi: Lebih bebas dalam format, namun tetap perhatikan struktur dan kelengkapan informasi.
- Format Surat Bisnis: Biasanya terstruktur dengan jelas dan formal, mengikuti standar format bisnis.
5. Contoh Surat
Agar lebih memahami cara membuat surat, berikut ini adalah contoh surat dengan berbagai jenis:
- Contoh Surat Resmi
- Contoh Surat Pribadi
- Contoh Surat Bisnis
PT. ABC
Jl. Contoh No. 123
Jakarta
1 Januari 2024
Yth. Bapak/Ibu Direktur PT. XYZ
Jl. Surat No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya …
Terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda tangan)
Nama Pengirim
[Nama Pengirim] [Alamat Pengirim] [Kota, Tanggal] [Nama Penerima] [Alamat Penerima] [Kota, Tanggal] Assalamualaikum Wr. Wb.
…
Wassalam,
[Tanda tangan] [Nama Pengirim]
PT. Karya Maju
Jl. Maju No. 789
Surabaya
1 Februari 2024
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima Surat
di Tempat
Perihal: Penawaran Kerjasama
…
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Manajer PT. Karya Maju
6. Penutup
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat dengan baik dan sesuai dengan tujuan pengiriman surat tersebut. Perhatikan tulisan, format, dan isi surat agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat. Selamat mencoba!
Semoga artikel mengenai cara membuat surat ini bermanfaat bagi Anda yang sedang membutuhkan panduan dalam menulis surat.
